Praca zdalna. Organizacja czasu to podstawa

Co zrobić, aby praca z domu była bardziej efektywna? Wykorzystać proste, ale przydatne narzędzia, które pozwolą na lepsze zarządzanie czasem i zadaniami.

Jak zapamiętamy rok 2020? Upływa pod znakiem spędzania czasu w domu i właśnie pracy zdalnej. Wiele osób – tych, które oczywiście mogą pozwolić sobie na pracę z domu – poczuje się w tym roku jak freelancerzy. Takie osoby jak fotografowie, graficy, dziennikarze, blogerzy czy specjaliści od mediów społecznościowych rzadko tłoczą się w biurach, a znacznie częściej wykonują zlecenia właśnie z domowego zacisza. Warto więc zainspirować się ich trybem pracy.

Kiedy pracujemy w biurze, gdzie spotykamy wiele osób i otrzymujemy jasne zadania do wykonania z wyznaczonym deadlinem, nie mamy większych problemów z utrzymaniem koncentracji czy zarządzeniem czasem. Co innego, kiedy zostajemy w domu. Jakie rady dla rozpoczynających przygodę z pracą zdalną mają freelancerzy?

To proste – zorganizuj swój dzień w taki sposób, aby maksymalnie wykorzystać czas wyznaczony na pracę. Tylko to pozwoli zorganizować dla siebie chwilę na relaks. Inaczej ośmiogodzinna praca i kilka godzin wolnego czasu wymieszają się w kilkunastogodzinne przesiadywanie przed ekranem. A to nie służy ani pracy, ani odpoczynkowi.

Rytuał – to najłatwiejszy sposób, żeby utrzymać umysł w formie do pracy. Pobudka o 11, leniwy poranek i start pracy o 14? To się nie uda. Wstawaj rano, tak jakbyś miał iść do biura. Wykonuj też standardowe czynności – śniadanie, kawa, poranny prysznic. I najważniejsze – ubierz się niemal tak, jakbyś za chwile miał wejść do biura. Spędzenie dnia w piżamie nie wpływa dobrze na efektywność. Jeżeli codziennie będziesz powtarzał swój rytuał, nie będzie miało znaczenia, czy dziś pracę wykonujesz w domu, czy w biurze.

To trudniejsze, niż się wydaje, ale pamiętaj – nie pozwól, żeby coś cię rozpraszało. Nie oglądaj serialu do posiłku, tylko zjedz drugie śniadanie jak w biurze. Nie sprawdzaj mediów społecznościowych, bo wciągniesz się na pół godziny. Wycisz prywatny telefon, wyłącz powiadomienia. Według badań średni czas, na jaki jednorazowo tracimy koncentrację podczas pracy zdalnej, to 20 minut. A w ciągu dnia uzbierają się z tego nawet dwie godziny.

Co jeszcze robić, żeby skupić się na pracy w domu? Zacznij dzień od przeczytania wszystkich maili i wysłania niezbędnych wiadomości, a w czasie pracy nie sprawdzaj poczty co 10 minut, a jedynie przeznacz na nią np. 5 minut co godzinę. Zrób listę zadań, z której będziesz rozliczał sam siebie na koniec dnia lub w jego trakcie. Niech lista będzie ambitna, bo dwa lub trzy dni "pod kreską" sprawią, że zmotywujesz się do działania. Określ godziny pracy – jeżeli zdecydujesz, że musisz skończyć pracę do 17.00, zrobisz wszystko, aby właśnie tak było.

Umówmy się – to wszystko brzmi pięknie, ale niewielu freelancerom udaje się utrzymać codziennie taki reżim pracy z domu. Tobie być może też będzie ciężko. Dlatego trzeba korzystać z dopingu, ile tylko się da. Tak, mowa też o kawie, ale przede wszystkim o narzędziach przydatnych podczas pracy w domu. Odpowiednie aplikacje i programy pozwolą lepiej zaplanować dzień i skuteczniej wykorzystać każdą godzinę pracy. Co może okazać się niezbędne?

Oczywiście rodzaj przydatnych programów będzie różny w zależności od pracy, jaką wykonujesz. Nie ma więc w 100 proc. uniwersalnych porad – dlatego żeby nie naciągać rzeczywistości opowiem o narzędziach, z których sam korzystam podczas pisania tekstów, organizacji sesji zdjęciowych czy opracowywaniu strategii reklamowych.

To dla mnie absolutna podstawa. Jeżeli szukam inspiracji do napisania tekstu, robię research przed sesją zdjęciową lub notuję wnioski po analizie wyników kampanii reklamowej, po prostu sięgam do notatnika. Nie tego najprostszego, który jest preinstalowany na komputerach, gdzie mogę jedynie wpisać tekst, ale do znacznie bardziej zaawansowanych programów. Na rynku jest dość duży wybór narzędzi, ale z racji korzystania z subskrypcji Microsoft 365 korzystam z OneNote.

Doceniam możliwość bardzo przejrzystego katalogowania notatek. To bardzo ważne, jeżeli notujemy dużo i często. Można tworzyć foldery, można tagować notatki, można nasycać je frazami kluczowymi, a to pozwala błyskawicznie odnaleźć je za pomocą programowej wyszukiwarki. Istotny jest też przejrzysty wygląd – bez względu na to czy korzystam z aplikacji na tablecie, smartfonie czy laptopie.

Korzystam też z kilku bardziej zaawansowanych funkcjonalności. Podstawowa to odczytywanie tekstu ręcznego. Jeżeli mam ważny telefon, wpadnę na ważną myśl itp., to nie mam czasu do stracenia – pod ręką zawsze mam papierowy notes i długopis, w którym bazgram myśli na szybko. Ale notesu nie zabieram ze sobą wszędzie, więc nie mogę w ciągu dnia np. uzupełnić notatki o nowe przemyślenia. OneNote dzięki funkcji skanowania odczytuje pismo odręczne i zamienia je na notatkę w aplikacji.

Często korzystam również z możliwości umieszczania w notatce zdjęć. Szybki zrzut ekranu strony internetowej, prezentacji czy wiadomości i podłączam je błyskawicznie do notatki. Mogę też po nich dowolnie bazgrać – na tablecie i smartfonie wystarczy kilka maźnięć palcem/rysikiem, aby uzupełnić notatkę o ważny komentarz. Istotne dla mnie jest również to, że do każdej notatki mogę dołączyć załączniki – czy będzie to wycena usługi, podsumowanie kampanii czy brief reklamowy.

Bez notatnika nie potrafię sobie wyobrazić pracy. Także zespołowej – mogę jednym kliknięciem udostępnić notatkę fotografowi lub producentowi, którzy naniosą poprawki w chmurze. Mogę to nawet obserwować w czasie rzeczywistym, bo w OneNote nie ma przycisku "Zapisz", a każda zmiana jest automatycznie zapamiętywana.

Jak wspomniałem na początku, wyznaczenie listy zdań do wykonania danego dnia to jeden z najważniejszych czynników mobilizujących podczas pracy zdalnej. Tylko spoglądanie na taką listę da nam słuszne wrażenie, że mamy pracę pod kontrolą lub przeciwnie, że jesteśmy do tyłu. A to pozwala reagować – wykonać dodatkowe zadanie, zaplanować więcej czasu wolnego lub tak przemeblować listę, aby coś mogło zostać sfinalizowane kolejnego dnia.

Jest wiele sposobów na skuteczną listę zadań. Można notować na kartce – ale prędzej czy później przepadnie w stosie innych dokumentów. Można stworzyć na pulpicie widget z "żółtymi karteczkami", ale i on zostanie przykryty przez otwarte okna. Nie jestem fanem korzystania ze zbyt wielu narzędzi, bo skoro mam pracować w 10 różnych programach to o efektywności mogę zapomnieć. Dla mnie wystarczy więc dodatek "Zadania" w programie pocztowym Outlook.

Kiedy mam uruchomioną pocztę, po lewej stronie zawsze widzę niewielka ikonę przedstawiającą listę zadań – klikam, otwieram nową kartę, dodaję zadanie i zamykam. Proste. Pewnie nie będę w ciągu dnia zaglądał do listy, powiecie. I macie rację. Dlatego doceniam dwa rozwiązania tego narzędzia. Po pierwsze mogę ustawić czas, jaki mam na wykonanie zadania oraz przypomnienie o tym np. godzinę przed jego zakończeniem.

Druga przydatna funkcja to tzw. zakładka "Mój dzień" w Outlooku – jest widoczna cały czas na wierzchu po prawej stronie ekranu, a po jej kliknięciu otwiera się podgląd dzisiejszych wydarzeń z kalendarza i lista zadań na dany dzień. Dzięki temu w ułamku sekundy mogę sprawdzić, co jeszcze zostało mi do wykonania. Czasem proste rozwiązania są najlepsze.

Kalendarz jako zaawansowana rozwiązanie usprawniające pracę zdalną? "Przecież każdy korzysta z jakiegoś kalendarza", możecie teraz myśleć. Ja wyszedłem z założenia, że skoro wszystkie są do siebie siłą rzeczy podobne, lepiej wybrać aplikację zintegrowaną z innymi – dzięki temu minimalizuje liczbę otwartych okien. Taki kalendarz jest właśnie w Outlooku. Można korzystać z niego w nowym oknie, ale można także rozwijać plan dnia z listy "Mój dzień" – tak jak w przypadku omówionej wcześniej listy zadań. Nie muszę mieć uruchomionych kilku kart lub kilku programów, które mają różny wygląd i inaczej rozplanowane menu czy ustawienia – wszystko w Outlooku jest ze sobą bardzo przyjaźnie zintegrowane.

Lista przydatnych funkcji jest dłuższa. Warto wspomnieć o możliwości udostępniania lub dodawania kalendarza. Najprostszy przykład – stworzyliśmy z fotografem kalendarz o nazwie "sesje zdjęciowe", a z grafikiem kalendarz "kampanie reklamowe". Udostępniliśmy je sobie, dzięki temu każdy z nas ma w kalendarzu te same, interesujące nas wydarzenia, które oczywiście aktualizują się, jeżeli jeden z nas naniesie w nich jakąś zmianę. Kalendarz Outlooka ma również taką przewagę nad innymi programami, że automatycznie można dołączyć do niego notatkę w OneNote lub odnieść się bezpośrednio do wydarzenia, wysyłając maila.

Wspomniałem już o tym, jak dobrze z programem Outlook współpracują narzędzia takie jak OneNote, lista zadań i kalendarz, czas wspomnieć o kilku przydatnych w pracy funkcjach samego programu pocztowego. Wszystkie zaawansowane funkcji opisałem w tym artykule, dlatego tutaj skupię się jedynie na trzech z nich, które mają bezpośredni wpływ na lepsze zarządzanie czasem podczas pracy zdalnej.

Tworzenie reguł. Przykładowo: jeżeli przyjdzie mail od osoby A lub jeżeli mail będzie zawierał temat Z, to przenieś tą wiadomość automatycznie do folderu B oraz oznacz ją jako ważną. Jeżeli dobrze rozegramy temat reguł, wszystkie maile otrzymamy jak na tacy – pokatalogowane i oznaczone zgodnie ze stopniem ważności. A te dla nas w ogóle nieistotne mogą być automatycznie usuwane lub odłożone na później. Ustawienie reguł zajmie dłuższą chwilę, ale korzysta się z nich stale i pozwalają znacznie ograniczyć czas marnowany na przeszukiwanie poczty.

Zakładanie grup. Pracujesz nad konkretnym projektem z konkretnym zespołem osób? Stwórz grupę w Outlooku. Pozwoli to przede wszystkim na zmagazynowanie w jednym miejscu wszystkich wiadomości dotyczących danego projektu lub wydarzenia, bez konieczności szukania ich wśród tysięcy innych maili. Ważny jest również wspólny kalendarz. Jako grupa wspólnie możemy stworzyć kalendarz nadchodzących wydarzeń lub planu pracy nad projektem, a następnie każdy może dodać go do swojego prywatnego terminarza.

Udostępnianie plików w chmurze. Jeżeli chcemy korzystać z tej funkcji Outlooka, musimy mieć dostęp do przestrzeni dyskowej w chmurze OneDrive. Ale wcale nie musi to kosztować dużo – w ramach subskrypcji Microsoft 365 (o niej za chwilę) otrzymujemy dostęp do najnowszego Outlooka i 1 TB przestrzeni na dysku wirtualnym za ok. 25 zł miesięcznie (jeżeli opłacimy abonament „z góry” za rok). Dzięki temu, że obie funkcje są ze sobą ściśle związane, nie musimy kombinować, jak wysłać duży plik, ale zwyczajnie dodajemy go do wiadomości i potwierdzamy wysyłanie za pomocą chmury.

Słowo o subskrypcji Microsoft 365, skoro już o niej wspomniałem. Przeznaczając ok 25 zł miesięcznie (299 zł rocznie kupując u jednego z oficjalnych partnerów: https://akademiamicrosoft365.pl/) otrzymujemy dostęp do wszystkich programów Office w ich najnowszej wersji wspieranej sztuczną inteligencją – do tego dochodzi OneNote, Outlook, chmura OneDrive (w cenie wspomniana pojemność 1 TB), a także dostęp do dwóch kolejnych funkcji, które mogą się nam przydać w trakcie pracy zdalnej – Skype i Teams.

Ciekawszy jest ten drugi program, ale przetestuję go dopiero jesienią, bo wtedy oficjalnie zostanie on dołączony do oferty. Teams będzie oferował podobne funkcje, jak w ofercie dla biznesu (tam jest on dostępny już od dłuższego czasu), a więc ma w sobie łączyć funkcje poczty, kalendarza, notatnika, listy zadań, Skype’a i dokumentów Office w chmurze. W skrócie mówiąc, to mobilne biuro do współpracy z innymi osobami.

Dopóki Teams na dobre nie dołączy do subskrypcji Microsoft 365, można posiłkować się korzystając ze Skype’a (w połączeniu z chmurą OneDrive i programami Outlook i Office da nam podobne możliwości). Szczególnie, że w subskrypcji dostajemy 60 min miesięcznie na połączenia z telefonami komórkowymi lub stacjonarnymi.

Aha - Do 14 czerwca przy zakupie Microsoft 365 można też skorzystać z konsultacji doradcy i usługi zdalnej instalacji.

ALSO Polska jest oficjalnym dystrybutorem produktów firmy Microsoft.