Fotograficzny klient korporacyjny – kura znosząca złote jajka?

Dostaję od Was wiele pytań dotyczących współpracy z dużymi firmami. Wśród początkujących fotografów panuje przekonanie, że każde zlecenie od takiej firmy to złapanie Pana Boga za nogi. Czy zawsze tak jest?

Klient prowadzący dużą firmę częściej skłonny jest przeznaczyć większe środki na usługi fotograficzne niż drobny przedsiębiorca - to oczywiste. Zdjęcia dla takiego klienta będą publikowane w wielu miejscach i trafią do szerszego grona odbiorców. To, że cena takich usług jest wyższa, nie powinno nikogo dziwić, mimo że zlecenie dla małej firmy może zająć tyle samo czasu co dla korporacji.

Mam to szczęście (lub nie), że zdarza mi się współpracować z dość dużymi i znanymi markami. Kilku moich znajomych również obsługuje dużych klientów. Ostatnio miałem okazję porozmawiać z nimi o tym, co dzieje się na rynku i jakie mają przemyślenia na temat współpracy z dużymi klientami. Wspólnie doszliśmy do jednego wniosku: problemy z płatnościami, napięte terminy i wygórowane wymagania.

Oczywiście to nie reguła, że każdy duży klient spóźnia się z płatnością, ale niestety często się tak zdarza.

[solr id="fotoblogia-pl-73347" excerpt="0" image="0" words="20" _url="http://fotoblogia.pl/1541,szukam-profesjonalnego-fotografa-do-darmowej-sesji-czyli-polskie-tfp" _mphoto="tfplead-73347-251x168-b5da33fabf.jpg"][/solr][block src="solr" position="inside"]3070[/block]

Wielkie firmy najczęściej mają skomplikowane systemy księgowe. Jeśli wystawiamy rachunek/fakturę firmie, musi ona przejść niekiedy przez kilka pionów i zostać w nich zaakceptowana. Dopiero po ostatecznym zatwierdzeniu trafia do księgowości i wtedy dostajemy magiczny, długo wyczekiwany przelew. Jeśli robimy zdjęcia, które będą wykorzystywane na kilku rynkach, wówczas faktura musi zostać zaakceptowana w kraju, a następnie w państwach, w których zdjęcia się ukażą, a koszty zlecenia zostaną rozłożone między nie.

Jeśli pracujemy dla agencji reklamowych obsługujących poszczególne firmy, często bywa tak, że przelew przyjdzie dopiero w momencie, kiedy to ostateczny odbiorca zapłaci agencji.

Czasami faktura po prostu się zapodzieje, a czasem zwlekanie z zapłatą wynika ze zwykłej niechęci współpracujących osób. W efekcie to niestety my kredytujemy taką kampanię reklamową.

Owszem, możemy rozpętać piekło, straszyć sądem albo - co gorsza - TVN-em, ale w praktyce spalimy za sobą niejeden most.

Dość często firmy proponują odległy termin płatności, np. 180 dni. Oczywiście, możemy negocjować, ale może wiązać się to z utratą zlecenia, więc albo rezygnujemy, albo kredytujemy naszego klienta, czekając pół roku na przelew.

[solr id="fotoblogia-pl-77048" excerpt="0" image="0" words="20" _url="http://olga.drenda.fotoblogia.pl/1467,10-miejsc-w-ktorych-nie-mozna-fotografowac-do-woli" _mphoto="niemeyer-77048-252x168-c4b178946.jpg"][/solr][block src="solr" position="inside"]3071[/block]

Prócz odległych terminów płatności irytujące jest niezdecydowanie klienta. Dwa razy czegoś takiego doświadczyłem - to gra na zwłokę. Pracujemy według określonych przed wykonaniem zlecenia standardów, scenariuszy, ale okazuje się, że klient miał inną wizję. Najgorsze jest to, że zleceniodawca często sam nie wie, czego chce, przez co my spędzamy długie godziny przed komputerem, zaspokajając jego zachcianki, albo jeździmy na dodatkowe zdjęcia, bo zmieniła się koncepcja.

Wierzcie mi – zachcianki są czasami wzięte z sufitu. Oczywiście wychodzimy z założenia, że klient nasz pan, ale niektóre są niemożliwe do realizacji. Miałem okazję robić zdjęcia dla jednego z hoteli; klient wyznaczył godzinę - samo południe, a fotografie miały zostać poddane jak najmniejszej obróbce. Gdy oddałem gotowy materiał, pojawiło się życzenie o tajemniczej nazwie „efekt wieczorny“. Zadzwoniłem do firmy i okazało się, że klient chce, aby zdjęcia jednego z pokoi wyglądały tak, jakby robione były wieczorem. Oczywiście nie było o tym mowy, zanim przystąpiłem do pracy, a klient sam wyznaczył sesję na godziny południowe. Do tego przelew przyszedł po dwóch wezwaniach do zapłaty i jednym przedsądowym z opóźnieniem 64 dni.

Innym razem realizowałem zlecenie na drugim końcu Polski według wcześniej ustalonego scenariusza. Klient po czasie zorientował się, że zapomniał o dwóch niezbędnych ujęciach. Co gorsza, chciał dopłacić jedynie za dwa zdjęcia i pociąg w obydwie strony. Zaproponowałem podróż samolotem do Warszawy i 50% wyższą cenę za te dwa zdjęcia. Cóż, okazało się, że fotografie nie są aż tak niezbędne i że można zrobić je we Wrocławiu.

Nie bój się podpisywać umów. Mają one na celu zabezpieczenie interesów zarówno Twoich, jak i kontrahenta. Dzięki umowie możesz spać spokojnie, ale musi być ona odpowiednio sporządzona. Co powinno się w niej znaleźć?

Oprócz tak oczywistych elementów, jak dane kontrahentów, zawsze uwzględniam trzy podstawowe punkty, które pomagają mi we współpracy z klientami.

1. ****Trzeba określić, co jest przedmiotem zlecenia. Jeśli ustalisz z klientem określony scenariusz, opisz go w osobnym dokumencie i dodaj jako załącznik do umowy.
2. Odpowiednie terminy realizacji. Określ termin wykonania zlecenia, oddania gotowego materiału, termin zgłoszenia ewentualnych poprawek i czas na ich realizację oraz ostateczny termin zapłaty.
3. Forma publikacji zdjęć. Dokładnie określ w umowie, do czego firma może wykorzystać zdjęcia i przez jaki okres. Może się okazać, że klient będzie chciał zdjęcia tylko na stronę internetową, a wydrukuje z nich billboardy i katalogi.

Terminy są zabezpieczeniem przede wszystkim dla Ciebie. Szczególnie te, w których klient zobowiązuje się do wykonania określonych czynności. Może się okazać, że zleceniodawca po trzech tygodniach od oddania materiału ocknie się i zażąda poprawek. Jeśli w umowie jest napisane, że na zgłoszenie żądania poprawek ma np. 5 dni, jesteśmy na wygranej pozycji. Często takie odbijanie piłeczki wydaje się nie mieć końca.

Nie bój się też brać zaliczek. Podobnie jak w przypadku np. fotografii ślubnej to zupełnie normalna forma zabezpieczenia i pokrycia kosztów związanych z przygotowaniem sesji czy części podatków.

Za sesję w pierwszej kolejności płaci fotograf. Wynajęcie studia, zakup potrzebnych materiałów, niekiedy dojazd i nocleg. W zależności od sesji często trzeba zadbać o wizażystkę, stylistkę czy asystenta. Kosztów, które pojawiają się jeszcze przed realizacją materiału, jest naprawdę sporo – ale to normalne.

Po wystawieniu faktury należy odprowadzić odpowiednie podatki: dochodowy i VAT (jeśli jesteś płatnikiem VAT). Przy zleceniu wartym 10 000 zł netto VAT wyniesie 2300 zł, dochodowy (w dużym uproszczeniu, bez ulg i kosztów) prawie 2000 zł. Jeśli klient nie zapłaci w terminie lub termin zapłaty wypadnie później niż dzień rozliczenia z fiskusem, będziemy musieli wyłożyć z własnej kieszeni ponad 4000 zł. Wiadomo, instytucje państwowe nie akceptują opóźnień. Niekiedy firmy zaciągają pożyczki na opłaty związane z podatkami, a pożyczek nikt nie udziela za darmo, co generuje kolejne koszty.

Do podobnej sytuacji, choć w dużo większej skali, doszło podczas budowy infrastruktury przed Euro 2012. Wykonawcy generalni zatrudniali podwykonawców, potem konsekwentnie im nie płacili, a podatki trzeba było płacić. Ta sytuacja była jeszcze bardziej absurdalna, bo to podwykonawcy w efekcie finansowali państwo, co doprowadziło do wielu bankructw.

Przez podobne zlecenia fotograf może stanąć nad przepaścią. Może się okazać, że kura, która miała znosić złote jaja, przygniecie nas nimi.

Żeby była jasność – nie każda firma postępuje tak, jak opisałem, ale to niestety nagminne działanie w branży. Zlecenia są potrzebne, aby się utrzymać, i nie można z góry zakładać, że zleceniodawca nie zapłaci. Z pewnością sporządzenie stosownej umowy pomoże każdemu w egzekwowaniu należności. A Wy jak radzicie sobie w takich sytuacjach? Kolejny tekst będzie o tym, co możemy zwojować, gdy klient zalega z płatnościami.