Backup w pracy fotografa – czym jest, dlaczego jest ważny i jak prawidłowo go robić?

Mówi się, że ludzie dzielą się na tych, którzy robią backup i tych, którzy będą go robili - zapewne dlatego, że jeszcze nie utracili żadnych cennych zdjęć. W tym poradniku postaram się przekonać Was, dlaczego to takie ważne, aby czym prędzej znaleźć się w tej pierwszej grupie. Wytłumaczę czym jest backup, jak mądrze robić kopie zapasowe swoich fotografii, jakie narzędzia są do tego najlepsze i przede wszystkim - jak zadbać o dane, aby ich nie stracić.

Jeszcze kilkanaście lat temu nasze zdjęcia zawsze przelewane były na papier i zazwyczaj trafiały do albumu. Negatywy grzecznie czekały w kopercie i pewnie wiele z nich bez problemu dzisiaj posłużyłoby do zrobienia odbitek. Niestety, w erze fotografii cyfrowej, utrata danych jest czymś na porządku dziennym. Jesteśmy tzw. pokoleniem utraconych wspomnień, bo nasze zdjęcia często przepadają wraz z awarią dysku, komputera czy smartfona. Jeśli nie wykonaliśmy odbitek czy kopii zapasowej - tracimy zdjęcia bezpowrotnie.

Wielu fotografów zupełnie ignoruje tworzenie kopii zapasowej twierdząc, że problem awarii dysku ich nie dotyczy. Niedawno usłyszałem ciekawe stwierdzenie - ludzie dzielą się na tych, którzy robią backup i tych, którzy będą go robili. Prowadząc niedawno warsztaty, na których jednym z elementów był temat archiwizacji danych, zapytałem uczestników, komu zdarzyło się stracić dane. Około 2/3 osób podniosło ręce w górę. Powodami były między innymi: upadek dysku zewnętrznego z 30 cm, drobne skoki napięcia w mieszkaniu, awaria dysku czy wirusy. Tych powodów może być więcej - chociażby pożar, zalanie mieszkania czy kradzież. Oczywiście ciężko zabezpieczyć się na każdą ewentualność, ale wielu powodów utraty danych możemy uniknąć i to w prostszy, niż nam się wydaje, sposób.

Sam backup w bardzo prostych słowach polega na tym, że nasze dane trzymane są w przynajmniej dwóch miejscach jednocześnie, mimo że wiele osób uważa, że zgranie zdjęć na zewnętrzny dysk jest już kopią zapasową. Nic bardziej mylnego - kopia zapasowa, jak nazwa wskazuje, musi być czymś zapasowym - podobnie jak koło zapasowe w naszych samochodach.

Tak, jak wspomniałem, powodów utraty danych jest całe mnóstwo, a w pracy fotografa bezpieczeństwo danych jest niezwykle ważne. Zresztą nie tylko, bo tak naprawdę każdy robi zdjęcia, np. podczas wakacji czy dokumentuje poczynania swojej małej pociechy. Mimo że zwykły śmiertelnik nie generuje tak dużej ilości danych, ich utrata jest tam samo bolesna.

Sposobów robienia kopii zapasowej jest całe mnóstwo. Nawet wykorzystanie zewnętrznego dysku do skopiowania zawartości folderu zdjęcia, bez usunięcia oryginałów z dysku komputera, jest już niezłym sposobem na zabezpieczenie się przed ich utratą. Zakładam, że nawet kiepski dysk z marketu nie postanowi umrzeć dokładnie w tym samym czasie, co dysk w komputerze. To oczywiście bardzo proste i dość prymitywne rozwiązanie, ale w przypadku domowego zastosowania będzie lepsze, niż żaden backup.

Konkludując tę część - kopia zapasowa to dane w minimum dwóch miejscach i tak naprawdę każdy, szczególnie fotograf, powinien wykonywać taką kopię zapasową.

Wiele osób bieżący materiał zgrywa przede wszystkim na twardy dysk w komputerze. W dużych komputerach stacjonarnych jest możliwość włożenia dwóch dysków i tworzenia kopii lustrzanej (RAID 1) między dyskami, ale większość osób ma w komputerze tylko jeden dysk. Sam pracuję na dwóch komputerach i każdy z nich ma po jednym. Dlatego na obu komputerach mam włączone Time Machine. To systemowa aplikacja w każdym komputerze Apple, która pozwala na praktycznie bezobsługowe wykonanie kopii zapasowej całego komputera. Oczywiście dysk, na którym wykonywana jest kopia zapasowa, musi być przynajmniej tak pojemny, jak dysk w komputerze. Wystarczy wybrać dysk, na którym ma być stworzona kopia zapasowa, a reszta dzieje się sama, choć pierwsza aktualizacja trwa minimum kilka godzin. W przypadku komputera stacjonarnego bez problemu możemy zdać się na zewnętrzny dysk wpięty przez USB, ale w przypadku laptopów jest to nieco uciążliwe. Komputery przenośne lepiej archiwizować przez Wi-Fi. Sam korzystam z tej opcji i bardzo to doceniam. Pierwszą kopię zrobiłem przez kabel. Mimo szybkiego routera, kabel oferuje wyższe transfery. Kolejne nadpisywanie kopii odbywa się już po Wi-Fi i jest zupełnie bezobsługowe. Wystarczy, że komputer jest w zasięgu sieci.

Jeśli dysk w naszym komputerze ulegnie awarii, wystarczy wymienić go na nowy, włączyć Time Machine i wybrać opcję odzyskiwania systemu. Po kilku godzinach komputer powróci do stanu sprzed awarii. Ta możliwość jest też bardzo wygodna, jeśli przesiadamy się na nowy komputer. Przed dwoma laty kupiłem nowego MacBooka Pro 13” Retina, wcześniej pracując na podobnym komputerze, ale bez ekranu wysokiej rozdzielczości. Nie bawiłem się w żadne przegrywanie danych, a jedynie na nowym komputerze uruchomiłem Time Machine i postawiłem go na wygenerowanej kopii zapasowej starego komputera. Cały proces zajął trochę czasu, ale wszystko odbywało się właściwie bez mojej ingerencji. Obecnie archiwizuję mojego laptopa korzystając z urządzenia NAS QNAP TS-451A, podobnie, jak komputer stacjonarny. W ustawieniach QNAP wystarczy włączyć obsługę Time Machine, a następnie uruchomić aplikację systemową.

Mając system Windows musimy posłużyć się zewnętrzną aplikacją QNAP NetBak Replicator, której działanie jest bardzo podobne, jak w przypadku Time Machine, przy czym możliwości konfiguracji jest znacznie więcej. Możemy synchronizować zarówno cały komputer, jak i poszczególne foldery. Kopia zapasowa może być tworzona w czasie rzeczywistym lub według określonego harmonogramu. Wszystko zależy od użytkownika, ale działanie całej aplikacji jest bardzo proste i nie wymaga informatycznej wiedzy. Prosty kreator przeprowadzi nas przez kolejne kroki. Potem trzeba poczekać na wykonanie pierwszej kopii, co trwa najdłużej, ale potem jest niemal bezobsługowo.

Wiele osób trzyma cały materiał na dysku komputera. Pliki JPG, z których najczęściej korzystają amatorzy, nie ważą zbyt dużo, więc w wielu przypadkach archiwizacja całego komputera na zewnętrznym urządzeniu, jak opisałem to w rozdziale wyżej, będzie wystarczająca. Jednak myślę, że każdy z Was dawno zapomniał o pojemności dysku w komputerze i korzysta z zewnętrznych rozwiązań. W tym przypadku korzystanie z marketowego dysku o pojemności 500 GB nie wchodzi w grę. A jeśli trzymasz na takim dysku swoje zlecenia, natychmiast musisz zmienić taktykę. Sam zresztą przekonałem się o tym, że zewnętrzne dyski podłączane przez USB są dobre do przenoszenia danych, a nie do ich stałego przechowywania. W grudniu jeden z dysków, bez żadnego ostrzeżenia, przestał być widziany przez system. Po prostu uległ awarii. Na szczęście nie trzymałem tam kluczowych materiałów, a dysk dopiero zaczynałem zapełniać, więc strata była niewielka. Badania Backblaze wykazały, że w ciągu 3 lat użytkowania, 22% dysków twardych ulega awarii. Badania objęły próbę 25 tysięcy dysków, więc daje to do myślenia! Sam mam w sumie ponad 10 dysków twardych, więc teoretycznie w ciągu trzech lat powinienem stracić 2,2 dysku. Jeden z nich umarł, teraz czekam na kolejny, ale przy moim poziomie zabezpieczenia danych, nic złego nie powinno się wydarzyć.

Wróćmy jednak do zdjęć. Tak, jak wspomniałem - wystarczy jedno większe zlecenie, czy dłuższe wakacje, żeby pojemność naszych dysków zmniejszyła się jednego dnia o 100 GB. Robiąc naprawdę dużo zdjęć, nie wyobrażam sobie każdorazowo podłączać zewnętrzny dysk i ręcznie robić ich kopię zapasową. Na szczęście ktoś wymyślił macierze dyskowe i systemy RAID.

Kiedy pierwszy raz usłyszałem o systemach RAID - nie do końca wiedziałem, o co chodzi. W końcu jestem fotografem, a nie informatykiem. Jak się jednak okazuje, zrozumienie podstawowego działania tych systemów jest niezwykle proste, nawet dla laika. Systemy RAID określają współpracę minimum dwóch dysków między sobą. Zakładam, że w pracy fotografa będziemy wykorzystywać macierze dwu- i czterodyskowe, które są przystępne cenowo, a dzięki zastosowaniu pojemnych dysków, nawet bardzo intensywnie pracujący fotograf, nie zapełni ich w ciągu roku czy dwóch. Mając macierz dwudyskową, np. QNAP TS-251A najlepiej ustawić ją w RAID 1. Jak działa ten poziom RAID? Mając w urządzeniu dwa dyski po 8 TB każdy, komputer wykrywa pojemność nie 16, a 8 TB. Drugi dysk robi kopię lustrzaną pierwszego dysku. W przypadku awarii jednego z nich, dane na drugim pozostają nienaruszone. Wtedy wystarczy wymienić uszkodzony dysk na nowy, a cała macierz odbuduje się w kilka godzin.

Z kolei w urządzeniach czterozatokowych najlepiej skorzystać z RAID poziomu 5. Ten system dzieli dane na paski i oblicza dane parzystości. Jak jednak wygląda to w praktyce? RAID 5 wymaga w konfiguracji minimum trzech dysków, a pojemność całej macierzy pomniejszona jest o pojemność jednego z nich. Tj. mając macierz z 3 dyskami, otrzymujemy pojemność dwóch z nich, ale w macierzy np. 8-dyskowej, nadal tracimy pojemność jednego z nich, czyli korzystamy z pojemności 7 dysków. W przypadku konfiguracji RAID 5 macierz odporna jest na awarię jednego dysku. Konfigurując urządzenie QNAP TS-451A z 4 dyskami WD Red 6 TB z 24 TB całej pojemności, otrzymałem 18 TB. Sytuacja, w której dwa dyski w jednym momencie ulegają awarii, jest naprawdę rzadka, więc nie martwię się o dane zapisane w tym systemie. Mimo że macierze 4-dyskowe są droższe, podobnie jak zakup 4 dysków, może mieć to sens, bo w przypadku RAID1 w macierzy dwuzatokowej tracimy aż połowę miejsca, a w przypadku 4-dyskowej, zaledwie jedną czwartą.

Oczywiście to nie wszystkie poziomy RAID, ale z punktu widzenia fotografa i wykorzystania tych systemów w urządzeniach sieciowych, według mnie to najlepsze rozwiązanie. Jeśli pracujemy na macierzach wpiętych do komputera przez Thunderbolt lub USB 3.0 można rozważyć jeszcze RAID 0, który dzieli dane między dyskami i podwaja szybkość transferu, ale w żaden sposób nie zabezpiecza danych. Z kolei RAID 10, który w przypadku urządzeń 4-zatokowych tworzy z par dysków RAID 0, a następnie te pary łączone są w RAID 1. Uzyskujemy tym samym większą szybkość i bezpieczeństwo, ale tracimy pojemność dwóch z czterech dysków, co w moim odczuciu nie do końca ma sens, szczególnie że dobre dyski nie są tanie.

Skoro mówimy o doborze dysków do NAS-a, to warto podkreślić, że dyski sieciowe podłączamy raz i nie włączamy ich za każdym razem, kiedy chcemy ich użyć. Do naszych testów zawsze wykorzystujemy dyski WD RED, które zostały stworzone do pracy w urządzeniach sieciowych. Co prawda są droższe od serii Blue, ale są przystosowane do pracy 24 godziny, 7 dni w tygodniu. Urządzenia QNAP to tak naprawdę pełnoprawne komputery, które oparte są o system Linux, a start całego systemu zajmuje kilka minut. Nie wyobrażam sobie każdorazowego włączania NASa, kiedy potrzebuję dostępu do danych. Wracając jednak do zdjęć, magazynując je na dysku sieciowym ustawionym w RAID 1 lub 5, zapewniamy sobie naprawdę wysokie bezpieczeństwo. Macierze uodpornione są na uszkodzenie jednego z dysków, więc utrata danych jest mało prawdopodobna.

Sam korzystam z dysku sieciowego od kilku lat i powtarzam to w niemal każdym artykule - nie wyobrażam sobie obecnie pracy bez niego. Bardzo dużo podróżuję, zarówno po świecie, zupełnie prywatnie, jak i służbowo, głównie po Polsce. Moim głównym komputerem jest stacjonarny iMac, ale w podróży towarzyszy mi laptop z dyskiem 128 GB na pokładzie. Często potrzebuję dostępu do moich danych, kiedy jestem poza domem. Dodatkowo, bardzo często zdarza się, że klienci proszą mnie o dosłanie materiałów. Nie chcę kazać czekać im do mojego powrotu, ale mając dysk sieciowy, który wpięty do routera stoi w domu, mam do niego dostęp z każdego miejsca na świecie. Wystarczy, że zaloguję się do niego i wygeneruję link, który wyślę klientowi.

Z punktu widzenia pracy z klientami, nie muszę się także martwić o ograniczoną pojemność Dropboxa czy serwisu WeTransfer. W ciągu tygodnia, przed pisaniem tego artykułu, musiałem wysłać pliki o łącznej pojemności 15 GB. Nie musiałem wykupować miejsca w komercyjnej chmurze. Wystarczyło, że pliki umieszczone były na NASie, więc wymiana plików tak naprawdę była uzależniona od prędkości Internetu klienta. Tu jednak warto wspomnieć, że moje łącze internetowe jest symetryczne i oferuje 333 Mb/s. Myśląc o NASie w kontekście wymiany plików z klientami, trzeba pamiętać, że klient pobierając pliki bezpośrednio z naszego dysku, korzysta z prędkości wysyłania naszego łącza.

O ile NAS z systemem RAID 1, 5, 6 czy 10 oferuje naprawdę wysokie bezpieczeństwo danych, to żaden z tych systemów nie ochroni danych przez pożarem, zalaniem czy kradzieżą. Niestety, pożar czy złodziej nie wezmą pod uwagę, że dysk mamy ustawiony w RAID 1, tylko strawią lub ukradną całe urządzenie. Najlepszym zabezpieczeniem byłoby kupienie drugiego, najlepiej takiego samego, dysku sieciowego i umieszczenie go w innej lokalizacji. QNAP oferuje replikację całego urządzenia lub wybranych folderów na dysku sieciowym znajdującym się gdziekolwiek na świecie. To najlepsze i najbardziej bezpieczne rozwiązanie. Wtedy prócz zabezpieczenia systemem RAID, kopia zapasowa realizowana jest na drugim urządzeniu poza miejscem magazynowania. To jednak generuje dodatkowe koszty - w końcu musimy mieć drugie urządzenie wyposażone w dyski.

Sam nie stosuję aż tak daleko idącego zabezpieczenia danych, ale absolutnie najważniejsze dane trzymam na zewnętrznym, 3,5 calowym dysku. Najbardziej wartościowe, z mojego punktu widzenia, są pamiątki i moje najlepsze zdjęcia. Nie mam potrzeby robienia kolejnej kopii kolejnego zlecenia dla firmy, które zajmuje 100 czy 200 GB. Jeśli jest już oddane i opłacone, uważam że zabezpieczenie przez systemy RAID za wystarczające. Jednak utrata pamiątek z wyjazdów będzie dla mnie znacznie bardziej bolesna. Wspomniany, 3,5-calowy dysk, trzymam poza domem i raz na 2-3 miesiące przywożę go w celu dogrania materiałów. Wtedy, nawet jeśli moje mieszkanie zostanie obrabowane, zalane czy spalone, najważniejsze dane wciąż będą na dysku poza domem. Może przyjść jeszcze koniec świata, ale tego raczej nie biorę pod uwagę.

Odpowiednie zabezpieczenie danych jest niesamowicie ważne z punktu widzenia fotografa, ale nie tylko. Jednak my, fotografowie, generujemy naprawdę potężne ilości danych, więc mając wiele dysków twardych jesteśmy szczególnie narażeni na ich utratę. W tym miejscu chciałbym Was zachęcić do zrobienia rachunku sumienia na temat archiwizacji i zabrać się za to na poważnie. Doskonale pamiętam utratę dysku w grudniu. Wtedy zacząłem zgłębiać temat i od tamtego czasu wszystkie moje dane przechowuję minimum w dwóch miejscach, a te najważniejsze - w trzech. Wydajemy naprawdę duże sumy na aparat czy obiektywy, ale często kwestie związane z zabezpieczeniem zdjęć są pomijane. Weźcie za przykład moją utratę dysku i nie popełniajcie tego błędu.