Optymalna archiwizacja i wygodne zarządzanie danymi - radzimy, jak się za to zabrać [poradnik]

Aby jednak rozpocząć temat zarządzania danymi raz jeszcze podkreślę, że fotografie czy materiały wideo najlepiej archiwizować na serwerach NAS, które są wyposażone w przystosowane do ciągłej pracy dyski, a ich system operacyjny wraz z odpowiednim zestawem aplikacji pozwalają na bezproblemowy backup i wygodny dostęp do naszych prac z domu, czy z każdego miejsca, w którym jest Internet. Dodatkowo nowe NAS-y QNAP z serii TS-x51A wyposażone są w slot kart pamięci SD, co szczególnie docenią właściciele najnowszej wersji MacBooka Pro, w której producent zrezygnował ze slotu SD, czyli podstawowego narzędzia w naszej pracy. NAS QNAP pozwala, po zrealizowaniu zlecenia, zgrać dane bezpośrednio na serwer, bez konieczności włączania komputera. Warto jednak następnie skopiować je do odpowiedniego folderu, tak, aby nie narobić sobie bałaganu. Niemniej jednak to wygodna opcja na szybki backup, kiedy wracamy zmęczeni ze zlecenia.

Dobrym rozwiązaniem dla użytkowników przygotowujących materiały wideo są z kolei NAS-y z serii TVS-x82T umożliwiające korzystanie z niezwykłej sprawności łącza Thunderbolt 2, pozwalającej na błyskawiczne udostępnianie plików, w tym płynny transfer wideo 4K.

Sposobów na przechowywanie danych jest naprawdę dużo i nie ma jednego dobrego. Wiele zależy od typu fotografii, jaką się zajmujemy. Ilu fotografów, tyle sposobów, ale najważniejsze, żeby zachować w tym jakąś konsekwencję i wypracować sobie jeden system, który będzie odpowiadał naszemu systemowi pracy. Fotografowie ślubni, robiąc nawet kilkadziesiąt reportaży rocznie, najczęściej oznaczają foldery konkretnym rokiem, następnie nazywają foldery imionami państwa młodych. Podróżnicy częściej nazywają foldery kolejnymi miejscami, łącznie z datami. Tak, jak wspomniałem - sposobów jest wiele i każdy z nas powinien opracować sobie swój system. Jak wygląda to u mnie? Ja zajmuję się różnymi typami fotografii - sporo podróżuję, robię wiele zdjęć portretowych, prowadzę liczne warsztaty, ale przede wszystkim pracuję dla wielu klientów. Mimo że wiele osób polecało mi stworzenie struktury folderów z kolejnymi latami, u mnie lepiej sprawdza się inny sposób.

Szukając zdjęcia np. z wycieczki do Portugalii, nie chcę przedzierać się za każdym razem przez ścieżkę z konkretnym rokiem, a wolę wejść w folder Portugalia i następnie wybrać np. folder Porto 2012. Wewnątrz konkretnych folderów dzielę je na foldery z różnych aparatów, a następnie tworzę folder Obrobione, w którym tworzę kolejne - Large JPG Adobe RGB, Small JPG sRGB, ewentualnie PSD. Tu również wiele zależy od specyfiki zdjęć.

Zdjęcia portretowe dzielę nieco inaczej - w folderze portrety wypisane mam kolejne imiona modelek, czasem dodaję do nazwy typ zdjęcia lub miejsca. Dla modelek agencyjnych mam stworzony osobny folder SPP, w którym tworzę foldery z konkretnymi imionami. Dodatkowo, każdy z moich klientów ma założony swój folder, w którym tworzę kolejne, z nazwami konkretnych zleceń, np. Amrest -> Wnętrza -> Pizza Hut Toruń.

Te wszystkie foldery zapisane są na serwerze NAS, który działa w systemie RAID poziomu 1 (dla serwera 2-zatokowego) lub RAID 5 (dla serwera 4-zatokowego). Z poziomu systemu mam włączone automatyczne montowanie woluminu Zdjęcia, więc dostęp do niego jest bardzo prosty.

Praca w Adobe Lightroom z wykorzystaniem serwera NAS jest prosta i przyjemna. Niestety, Lightroom nie umożliwia stworzenia samego katalogu na serwerze. Musi się znajdować na dysku lokalnym lub DAS-ie. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby zdjęcia były importowane bezpośrednio z serwera. Tu należy jednak pamiętać, żeby zapewnić odpowiednią prędkość połączenia, aby zdjęcia wczytywane były odpowiednio szybko. Komputer stacjonarny sugeruję wpiąć do serwera kablem Ethernet. QNAP dodatkowo wyszedł naprzeciw użytkownikom laptopów, umożliwiając w modelach TS-x51A połączenie przez USB 3.0. Przy łączności Wi-Fi, wykorzystując nawet dobry router, osiągane transfery są około 2-krotnie niższe niż przy wykorzystaniu kabla.

Aby wyszukiwanie zdjęć w samym Adobe Lightroom było maksymalnie efektywne, należy zadbać o odpowiedni import zdjęć do samego programu. Tu również są dwie szkoły - niektórzy importują zdjęcia bezpośrednio z karty, tworząc z poziomu samej aplikacji konkretny folder. Druga grupa importuje zdjęcia już skopiowane na dysk. Ja należę do tej drugiej, ale również w tym przypadku nie ma lepszej lub gorszej opcji - są po prostu różne.

Wiele osób ignoruje jednak prawy panel okna importu, a zdjęcia trafiają do jednego katalogu. Ich późniejsze odnalezienie graniczy z cudem, dlatego niezwykle ważne jest ich odpowiednie zaimportowanie. Jako że moim głównym programem, przez który przechodzi około 90% wszystkich zdjęć, jest Lightroom, w pełni wykorzystuję jego możliwości.

Podczas importowania tworzę kolekcje. To Lightroomowy odpowiednik folderów, ale z łatwiejszym dostępem, bo nie wymaga wyszukiwania odpowiedniego dysku czy kolejnych folderów. Dodatkowo kolekcje wyposażone są w świetną i szybką wyszukiwarkę.

Jeśli stworzymy już naszą kolekcję, dobrze jest opisać same zdjęcia. Do tego przydaje się okno słów kluczowych i tzw. presety słów kluczowych. Do ustawień predefiniowanych zawsze dodaję uniwersalny zestaw słów, które określają mnie jako fotografa, ale nie definiują samych zdjęć, które importuję. W oknie słów kluczowych dodatkowo dopisuję odpowiedni zestaw, który określa importowane do programu zdjęcia. Np. dla folderu ze zdjęciami z Dubaju wpisałbym zestaw Dubaj, Dubai, ZEA, UAE, Burj Khalifa, Burj Al Arab, Sheikh Zayed Road. Oprócz tego, że później łatwiej będzie mi odnaleźć takie zdjęcia, ma to duże znaczenie dla SEO, kiedy wrzucamy nasze zdjęcia do Internetu (o ile dany serwis nie czyści exifów). Często wpisuję słowa zarówno po polsku jak i angielsku.

Dopiero po takich przygotowaniach klikam na Import. Dzięki temu, w mgnieniu oka, jestem w stanie odnaleźć interesujące mnie zdjęcia. Dodatkowo możemy uruchomić serwer FTP i mieć dostęp do zdjęć w Lightroomie na całym świecie, natomiast ja nie korzystam z tej funkcji. Łącza internetowe, szczególnie w hotelach, są zbyt wolne, żeby mówić o jakimkolwiek komforcie pracy na RAW-ach w Lightroomie przy dostępie przez Internet.

Aplikacja duńskiej firmy Phase One lepiej radzi sobie z pracą w sieci. W porównaniu z Adobe Lightroom, pozwala przede wszystkim stworzyć katalog na dysku sieciowym. Nie będę rozpisywał się nad dodawaniem słów kluczowych i tworzenia albumów (działanie zbieżne w kolekcjami w Adobe Lightroom), bo zasada jest ta sama. Praca z katalogiem na dysku sieciowym jest naprawdę dobrym pomysłem, szczególnie jeśli pracujemy na więcej niż jednym komputerze. Same zdjęcia również mogą znajdować się na NAS-ie. W tym miejscu również zalecam połączenie kablem komputera z routerem, aby osiągnąć maksymalną prędkość wczytywania zdjęć. Niemniej jednak, mając szybkie połączenie Wi-Fi, praca również będzie szła sprawnie. Co ważne - wszystkie zmiany nanoszone w jednym komputerze, będą widoczne również na drugim, choć nie w czasie rzeczywistym. Jednocześnie na danym katalogu może pracować tylko jeden komputer.

Tak czy inaczej, praca w Capture One z wykorzystaniem NAS-a jest bardzo efektywna. Tu należy jednak pamiętać, że pracując na laptopie mobilnie, należy mieć drugi katalog na dysku lokalnym, ponieważ Capture One do działania wymaga połączenia z katalogiem, a jeśli pracujemy bez dostępu do sieci lokalnej, automatycznie nie możemy pracować ze wspomnianym katalogiem na dysku sieciowym. Ja z tej funkcji korzystam naprawdę często, szczególnie że niektóre zdjęcia z powodzeniem mogę obrobić na 13-calowym laptopie, leżąc w łóżku, a całą pracę dokończyć, pracując na komputerze stacjonarnym ze skalibrowanym monitorem graficznym.

Serwery NAS w domu często pełnią różne role. To przede wszystkim magazyny danych, ale mogą pełnić również rolę domowego centrum rozrywki czy być używane przez wiele osób, szczególnie że obecnie instalowane w laptopach dyski SSD nie należą do najbardziej pojemnych. W moim przypadku takiego problemu nie ma, bo z NAS-ów korzystam tylko ja, więc jestem jedyny, który ma dostęp do wszystkich danych, a całość obsługuję z poziomu użytkownika admin.

Tak, jak jednak wspomniałem, w wielu domach serwery NAS używane są przez większą liczbę użytkowników. Aby nie narazić się na utratę danych przez nieopatrzność żony czy dzieci, należy stworzyć im konta użytkowników. Serwery QNAP oferują bogate opcje przypisywania uprawnień konkretnym użytkownikom. Każdy z użytkowników NAS-a może dostać np. swój folder z pełnymi prawami zapisu i odczytu, ale dostęp do zdjęć będzie tylko z opcją odczytu, bez możliwości skasowania czy dołączenia jakiegokolwiek pliku. Oczywiście możemy również wyłączyć dostęp do poszczególnych folderów, np. jeśli nie chcemy, żeby dzieci przeglądały nasze dokumenty. Możliwości konfiguracyjne są naprawdę duże, ale całość odbywa się poprzez prosty kreator z poziomu systemu QTS.

Serwery NAS to nic innego, jak osobista chmura, a prócz tego, że archiwizują potężne ilości danych, zapewniają nam dostęp do nich z każdego miejsca, w którym mamy dostęp do Internetu. Możliwości jest kilka - najprostsze to łączenie z serwerem przez przeglądarkę internetową.

Po zalogowaniu do serwisu myQNAPcloud, dostajemy dostęp do naszego serwera, skąd bezpośrednio możemy przeglądać jego zawartość lub logując się poprzez publiczny adres IP, dostajemy dostęp do systemu QTS, z poziomu którego możemy obsługiwać wewnętrzne aplikacje QNAP - np. File Station czy Qsirch. Zarówno z myQNAPcloud, jak i File Station, mamy możliwość udostępniania linków do pobrania zdjęć czy dokumentów. Wystarczy kliknąć prawym klawiszem myszy na interesujący nas plik, a następnie wybrać opcję podziel się. Ja zazwyczaj korzystam z opcji kopiowania linku lub wysłania go od razu w wiadomości e-mail. To niezwykle wygodne, szczególnie w wypadku, gdy mamy potrzebę wysłania dużej ilości danych. Sami dobrze wiecie, że kiedy oddajecie zlecenia, materiał ma często kilka czy kilkanaście gigabajtów.

Korzystanie z zewnętrznych chmur, według mnie, nie jest ani specjalnie wygodne, ani tym bardziej opłacalne. Poza tym należy pamiętać, że wiele serwisów borykało się z wyciekiem danych. Mając własny serwer NAS, płacimy tylko raz za jego kupno i wyposażenie w dyski, natomiast wszystko zainstalowane jest w jednym miejscu i my jesteśmy administratorem tych danych. Po wysłaniu linka naszemu klientowi, pobiera dane bezpośrednio z naszego domu czy biura. Tu jednak warto pamiętać, że aby klient nie był zniecierpliwiony, musimy zapewnić odpowiednią szybkość łącza wysyłania (upload).

Jeśli nie mamy dostępu do komputera, możemy skorzystać również z aplikacji mobilnych, szczególnie Qfile. To klasyczny eksplorator plików na urządzenia mobilne. Z jego poziomu możemy wyszukiwać interesujące nas dane, jak również w taki sam sposób, udostępniać je dalej. Bezpośrednio ze smartfona możemy wysłać zdjęcie na Facebooka, Flickra czy Twittera. Wszystko działa bardzo intuicyjnie i nie wymaga żadnej zaawansowanej wiedzy. Co jednak bardzo ważne - aplikacje w QTS czytają pliki RAW i wczytują ich miniatury. Aplikacja mobilna Qphoto również bez problemu radzi sobie z RAW-ami. Duży plus!

Pracując z serwerem NAS w Lightroomie czy Capture One, wyszukiwanie odbywa się dokładnie tak samo, jak w przypadku pracy z dyskami lokalnymi lub DAS-ami. Zapisane na dyskach sieciowych pliki mogą być również indeksowane przez system, dzięki czemu możemy wykorzystać systemową wyszukiwarkę. Jednak będąc poza dostępem do sieci lokalnej, a łącząc się z QTS przez Internet, mamy możliwość skorzystania z bardzo dobrej, pełnotekstowej wyszukiwarki plików Qsirch. Standardowo dzieli ona pliki według rodzaju - obrazy, wideo, dokumenty czy pliki PDF. Dodatkowo, wzorem Lightrooma, zastosowano w niej szereg filtrów, według których możemy odfiltrować interesujące nas pliki. Qsirch rozpoznaje wiele danych EXIF, w tym markę i model aparatu, ISO, ogniskową, czas ekspozycji czy rozdzielczość. Dzięki temu odfiltrowanie interesujących nas zdjęć zajmie krótką chwilę.

Jak widzicie, mądre zarządzanie danymi wcale nie jest takie trudne. Serwery NAS są coraz bardziej popularne w naszych domach i po raz kolejny muszę przyznać, że obecnie nie wyobrażam sobie pracy bez tego typu urządzenia. Praca z NAS-em może być naprawdę prosta i przyjemna. W porównaniu do zwykłego dysku podłączanego przez USB czy Thunderbolt, otrzymujemy szereg udogodnień. Przede wszystkim dane zabezpieczane są przez systemy RAID, więc awaria jednego z dysków nie będzie problemem. Dodatkowo, dostajemy możliwość pracy nad zdjęciami z kilku komputerów naraz, jeśli korzystamy z Capture One. Jednak chyba największą zaletą tego typu urządzeń jest możliwość dostępu z każdego miejsca, gdzie mamy dostęp do Internetu, zarówno z poziomu komputera, jak i urządzeń mobilnych. Wymiana dużych plików czy udostępnianie ich klientom jest zdecydowanie prostsze, bezpieczniejsze i tańsze, niż w przypadku korzystania z zewnętrznych serwisów. Ważne jednak, aby główny komputer był podłączony kablem do routera, a także, aby router wyposażony był w porządne, przynajmniej gigabitowe złącze Ethernet. Wtedy praca z plikami będzie równie szybka, jak w przypadku pracy z dyskami wpiętymi przez USB 3.0 czy Thunderbolt. W tym wypadku i tak ogranicza nas przede wszystkim prędkość dysków talerzowych.

QNAP oferuje dodatkowo szereg usprawnień, które przydadzą się każdemu fotografowi. Niezaprzeczalną zaletą jest fakt, że natywne aplikacje serwera bez problemu radzą sobie z odczytywaniem plików RAW i generowaniem miniatur. Ponadto, serwery TS-x51A wyposażone są w gniazdo kart pamięci, dzięki któremu tuż po zleceniu możemy zgrać zdjęcia bezpośrednio na serwer, a za sprawą złącza USB 3.0 możemy w szybki sposób podłączyć laptopa i wymienić dane między urządzeniami.

Dobrze, że producenci NAS-ów wychodzą w stronę fotografów, bo tego typu urządzenia stają się integralną częścią systemu pracy, a zastosowane funkcje naprawdę pozwalają usprawnić pracę. Oczywiście zastosowane przeze mnie metody nie są jedynymi słusznymi. Każdy fotograf na pewno ma swoje, ale najważniejsze jest to, aby w ciągu kilku minut był w stanie dotrzeć do najodleglejszych materiałów. A Wy, jak radzicie sobie z tym tematem?