Pracujesz kreatywnie? Zobacz, jakie możliwości oferuje Microsoft 365

Word, PowerPoint, Excel, OneDrive, Outlook, Teams… Chyba każdy, kto pracuje kreatywnie, zna te narzędzia. Warto wiedzieć, że niedawno pojawiły się w nich nowe możliwości.

Wszyscy dziś swoje obowiązki służbowe przenosimy do wirtualnego świata. I potrzebujemy do tego odpowiednich narzędzi. Cały zestaw można mieć w ramach jednej usługi – Microsoft 365. Jeszcze niedawno nazywała się Office 365, a dziś oferuje użytkownikom sporo nowych funkcji.

Żyjemy w czasach, kiedy usługi i programy coraz częściej subskrybuje się, płacąc niską miesięczną opłatę, zamiast kupować je za znacznie wyższe kwoty. Tak jest w przypadku platform ze streamingiem muzyki i filmów, dysku w chmurze czy dostępu do czasopism i podcastów. Szczególnie w gronie osób zajmujących się tzw. pracą kreatywną, korzysta się w ten sposób także z zaawansowanego oprogramowania.

Microsoft 365 to właśnie taka subskrypcja. Za miesięczną opłatą dostajemy przede wszystkim dostęp do programów Office w ich najnowszej formie. Wśród nich są oczywiście: Word, PowerPoint, OneNote, Outlook i Excel. Ale w ramach jednej subskrypcji otrzymujemy też 1 TB przestrzeni dyskowej do wykorzystania w chmurze OneDrive, a także całkiem nowe funkcjonalności.

Poniżej, czysto subiektywnie, wymieniam najważniejsze nowości. Przydadzą się każdemu, kto wykorzystuje te narzędzia do pracy.

Dziennikarze i blogerzy codziennie mają styczność z tekstem pisanym, ale nie są nieomylni. Sięgamy więc po narzędzia, które niwelują niedociągnięcia. Sam wiem, jak często przed publikacją tekstu na stronie lub posta w mediach społecznościowych, kopiuję tekst i wklejam do Worda, aby "ktoś" poza mną wyłapał błędy. Działa to sprawnie, ale w Microsoft 365 znajdziemy bardziej zaawansowaną funkcję.

Redaktor nie tylko znajduje literówki, powtórzenia i błędy w interpunkcji, ale także sprawdza, czy tekst nie jest plagiatem oraz czy jest napisany poprawnym językiem. Co więcej, wystarczy zaznaczyć interesujący nas fragment, a następnie poprosić o zaproponowanie zmian, by Redaktor stworzył dla nas trzy różnie brzmiące zdania, ale bez zmieniania pierwotnego znaczenia.

Drugą istotną nowością jest wprowadzenia Redaktora jako wtyczki do programu Outlook i do przeglądarki – Edge bądź Chrome. Dzięki temu będzie w stanie sprawdzać błędy w każdym tekście, jaki będziemy wpisywać, przeglądając strony. Koniec z kopiowaniem do Worda.

PowerPoint to od lat prawdopodobnie najpopularniejsze narzędzie do tworzenie wizualnych prezentacji. Masz swoją firmę? Duża szansa, że jej ofertę przedstawiasz przy użyciu tego programu.

Wcześniej, jeżeli chcieliśmy zaprojektować ciekawe prezentacje, musieliśmy dysponować ikonami i zdjęciami, za które trzeba było oczywiście zapłacić, np. subskrybując strony ze stokowymi grafikami. Microsoft 365 w cenie subskrypcji udostępnia 8000 zdjęć, do tego tysiące ikon, animacje oraz trójwymiarowe modele. Tworząc prezentację, możemy używać ich do woli – w ramach subskrypcji otrzymujemy także pełną licencję na ich wykorzystanie.

Nowością jest też funkcja Projektant, która w każdej chwili i po każdej modyfikacji ma dla nas kilkadziesiąt różnych wariantów slajdu. Po prawej stronie ekranu zawsze zobaczymy slajdy wykorzystujące wybraną przez nas zawartość i wpisany tekst, ale ułożone na przeróżne sposoby.

Również Excel doczekał się liftingu. Nowości docenią ci, którzy nie potrzebują wszystkich jego możliwości, ale szukają łatwego sposobu na korzystanie z programu. Dla nich stworzono wiele nowych szablonów – wystarczy wybrać pasujący wzór i wypełnić go danymi, bez konieczności projektowania dokumentu od podstaw. Do wyboru są m.in. grafik pracy, koszty podróży, faktura, kalkulator kredytów czy roczny raport finansowy. Dla freelancerów: rzeczy niezbędne.

Nowością jest natomiast rozbudowana funkcja pozwalająca kontrolować wydatki – Money in Excel. Dostępna będzie ona co prawda dopiero za kilka miesięcy, ale skoro stanowi część subskrypcji, już dzisiaj warto się jej przyjrzeć. To nie tylko skoroszyt, w którym możemy notować przychody i wydatki (i też wystarczy korzystać z szablonów). Bardziej zaawansowana funkcja pozwala rejestrować karty płatnicze – Excel automatycznie zapisuje wszystkie wydatki i dzieli je w zależności od ich rodzaju. Żadna złotówka nam nie umknie, a chyba właśnie o to chodzi w planowaniu budżetu nawet jednoosobowej firmy.

Przyznam na starcie – sam nie wiedziałem. Do tej pory używałem poczty oraz kalendarzy od kilku dostawców i nie sądziłem, że mogę ułatwić sobie pracę, łącząc te narzędzia w jedno. Pozwala na to właśnie Outlook, który jest dziś wielofunkcyjnym narzędziem nie tyle do zarządzania obowiązkami, ale przede wszystkim własnym czasem.

W programie nie tylko można wygodnie połączyć kilka adresów mailowych, ale także kilka różnych kalendarzy – prywatny, służbowy czy np. terminarz projektu ustalony ze zleceniodawcą.

Ulepszony program pozwala teraz na jeszcze bardziej przejrzyste zarządzenie poszczególnymi wydarzeniami dnia i tygodnia – służą do m.in. tego zakładki, kolorowe tagi czy różnej maści powiadomienia.

W Microsoft 365 otrzymujemy również 1 TB przestrzeni w chmurze OneDrive – w cenie subskrypcji. Nie tylko pozwala to na przechowywanie tam naszych dokumentów i zdjęć, ale również na stworzenie backupu całej zawartości komputera. Wystarczy kilka kliknięć i dane są zabezpieczone przez utraceniem. Mamy do nich dostęp z każdego urządzenia – wystarczy zalogować się do swojego konta Microsoft.

Z kolei w Skype otrzymujemy miesięcznie 60 minut do wykorzystania na rozmowy telefoniczne z numerami stacjonarnymi i komórkowymi. Dzisiaj, kiedy większość czasu spędzamy w domach, a spotkania z rodziną i współpracownikami ograniczamy do minimum, w ramach Skype’a rozmawia ze sobą 40 milionów ludzi dziennie.

Za kilka miesięcy w cenie subskrypcji Microsoft 365 Personal lub Family otrzymamy też niedostępne wcześniej narzędzie – Teams. To program znany z oferty dla biznesu, który pozwala na zdalne wykonywanie pracy w zespole. Można rozdzielać w nim zadania, tworzyć wspólny terminarz, wykonywać wideokonferencję czy nawet wspólnie edytować dokumenty online w czasie rzeczywistym.

Te wszystkie funkcjonalności lada chwila trafią również do rąk klientów indywidualnych, więc będzie można łatwiej porozumiewać się ze zleceniodawcami, kontrolować zespół współpracowników, a przy okazji organizować rodzinne spotkania. W końcu po pracy mamy też życie prywatne.

W tej chwili najlepiej zdecydować się na zakup u jednego z oficjalnych partnerów Microsoftu (to m.in. sklepy Media Markt, Media Expert, x-kom). Oszczędzamy 100 zł i za rok płacimy 299 zł. Miesięcznie to ok. 25 zł.

W tej cenie trudno znaleźć przestrzeń na dysku w chmurze o pojemności 1 TB. W Microsoft 365 otrzymujemy razem z tym najnowsze narzędzia w postaci Worda, PowerPointa, Excela, Outlooka, notatnika OneNote, programu do zarządzania bezpieczeństwem rodziny w sieci, pakietu rozmów w komunikatorze Skype czy nadchodzącej funkcji Teams. Z narzędzi dostępnych w Microsoft 365 można korzystać na komputerach PC oraz MacBookach, a także na urządzeniach mobilnych z Androidem i iOS-em.

Więcej o Microsoft 365 znajdziesz na www.akademiamicrosoft365.pl.

ALSO Polska jest oficjalnym dystrybutorem produktów firmy Microsoft