Wzór umowy sesji fotograficznej, czyli jak pomóc sobie i klientowi

Często podczas sesji zdjęciowej zdarzają się niedopowiedzenia, dodatkowe roszczenia, bywają też nerwy. Świetnym sposobem, by sobie z tym poradzić jest każdorazowe podpisywanie umowy sesji fotograficznej. Po konsultacjach z innymi fotografami, opracowałem dla was zwięzły wzór umowy, który może być punktem wyjścia.

My fotografowie musimy zabezpieczać się przed wieloma kwestiami podczas realizacji zlecenia lub nawet sesji TFP. Zawsze warto podpisać umowę, by wszystkie kwestie były jasne dla obu stron – Fotografa i Zamawiającego, ale o tym za chwilę.

W przypadku dużych sesji zdjęciowych przeważnie przygotowuje się osobne umowy, zawierające informacje dt. licencjonowania – co, gdzie, jak i na jaki okres będą wykorzystane zdjęcia. W takim dokumencie są ściśle określone praktycznie wszystkie kwestie związane z realizacją i tym, co później dzieje się ze zdjęciami.

W przypadku sesji TFP często popełniamy ten błąd, że nie podpisujemy umowy sesji fotograficznej, co niestety wiąże się z przykrymi konsekwencjami. Na bazie swoich doświadczeń oraz rozmów z innymi fotografami, postanowiłem zrobić dla was wzór umowy sesji fotograficznej, który może być podstawą dla waszych działań – zarówno przy sesjach płatnych, jak bezpłatnych. Poniżej umieszczę omówienie poszczególnych części umowy, którą złożoną znajdziecie w formie dokumentu do skopiowania na końcu artykułu.

Podpisanie umowy zabezpiecza Fotografa, jak również daje poczucie komfortu Zamawiającemu. Dzięki temu dokumentowi mamy możliwość odwołania się, a jeśli dojdzie do naruszenia warunków, możemy podeprzeć się takowym przed sądem. Miejmy jednak nadzieję, że nikomu się to nie zdarzy.

Na górze umowy warto zawrzeć numer porządkowy umowy / rok. W ten sposób łatwiej będzie wam znaleźć odpowiedni dokument w segregatorze, jak również prowadzić ewidencjonowanie umów. Porządek w dokumentach to podstawa.

W dalszej części musicie mieć informację, kto jest kim oraz z kim zawiera umowę, czyli na moim przykładzie byłoby to: ”Umowę zawierają: Marcin Watemborski, zam. XXX zwany dalej Fotografem oraz XXX, zam. XXX zwany/-a dalej Zamawiającym”.

Dla uregulowania kilku kwestii dt. licencjonowania zamieściłem następujący fragment:

[i]Licencjonowanie zdjęć zostaje ustalone na 10 lat od dnia wykonania sesji. Prawa autorskie osobiste w pełni należą do Fotografa, prawa majątkowe zostają przekazane na podstawie aneksu do niniejszej umowy.

W przypadku propozycji zakupu zdjęć przez strony trzecie, Fotograf i Zamawiający zobowiązują się sporządzić aneks do niniejszej umowy z ustaleniami finansowymi oraz licencjonowaniem. Podział zysków ustala się na: 70% - Fotograf, 30% - Zamawiający z powodu praw autorskich majątkowych.[/i]

W ten sposób macie jasną kwestię podziału zarobków w przypadku sesji komercyjnej, jeśli np. wasza sesja zostanie przyjęta do publikacji odpłatnej w jakimś magazynie. Zawsze w takim przypadku należy spisać aneks do umowy dookreślający wszystkie szczegóły, jak: sposób publikacji, medium, podział finansowy, informację o przeniesieniu praw autorskich majątkowych. Prawa autorski osobiste, czyli wasze autorstwo zdjęcia, jest w polskim prawie niezbywalne, o czym mówi art. 16 Ustawy o Prawie Autorskim i Prawach Pokrewnych.

Przejdźmy teraz do konkretnych punktów. W pierwszej kolejności warto określić cel sesji – prywatny lub komercyjny. W przypadku drugiego pamiętajcie o aneksie dotyczącym tego, o czym pisałem powyżej. W drugim punkcie, jeśli realizujecie sesję płatną, musicie określić całościowy koszt brutto, ilość zdjęć, cenę jednostkową, datę sesji, godzinę oraz miejsce. Jest to informacja dla was, jak również dla waszego klienta, gdzie są zawarte najważniejsze dane dotyczące samej realizacji sesji zdjęciowej.

Fotograf zobowiązuje się do wykonania sesji fotograficznej na ..... zdjęć na kwotę ..... PLN brutto, cena jednostkowa ..... PLN brutto w terminie ...../...../..... r. o godz. ..... we wcześniej ustalonym miejscu.

Dla zabezpieczenia waszego stylu oraz niejako nakłonienia klienta do zapoznania się z waszymi pracami, zawarłem następujący zapis:

Strony ustalają estetykę przed sesją, tym samym Zamawiający oświadcza, że zapoznał się z portfolio Fotografa i akceptuje ustaloną estetykę bez późniejszych dodatkowych żądań w kwestii obróbki graficznej i retuszu.

Te tekst sprawia, że Zamawiający oficjalnie informuje o tym, że zna wasz styl i w przypadku, jeśli będzie chciał zdjęcia w innym stylu niż ten, który prezentujecie, możecie zwrócić uwagę, że podpisał ten istotny element. Fragment dotyczący żądań dt. obróbki jest zabezpieczeniem, na które zwróciła mi uwagę moja koleżanka Joanka Pyż. Chroni to Fotografa przed tekstami: ”Ej ale mógłbyś dodatkowo zmienić mi rysy twarzy, powiększyć usta i zwęzić talię?”. Niestety przy realizacji sesji prywatnych takie rzeczy często się zdarzają i warto mieć to na uwadze.

Kolejny punkt to informacja o tym w jakim terminie i formie przekażecie zdjęcia – prosta sprawa. Idąc dalej – wpis o konsultacji efektów i waszej rzetelnej pracy jest zabezpieczeniem dla Zamawiającego, w którym wy zobowiązujecie się do zrobienia tego, co umiecie robić najlepiej i zadbać o zadowolenie bohatera na zdjęciach. Jednocześnie zaznaczcie dalej, że wasz klient jest zobowiązany do zgłaszania uwag w trakcie sesji, by po otrzymaniu efektów nie powiedział wam, że ”widział to inaczej”. Umożliwi wam to uniknięcie nieporozumień.

Bardzo istotną kwestią jest zadatek. W porównaniu do zaliczki, może być on bezzwrotny. Zaliczka to pieniądze, które pobieracie na poczet zakupu materiałów do realizacji zlecenia. Jest ona zwrotna w przypadku odwołania zlecenia przez którąkolwiek ze stron. Zadatek natomiast ma was uchronić przed pozostaniem na lodzie i ma być sposobem potwierdzenia realizacji zlecenia przez Zamawiającego.

Zamawiający zobowiązuje się do uiszczenia zadatku w wysokości ..... PLN brutto na podany numer konta celem potwierdzenia terminu w ciągu 2 dni od jego ustalenia. Zadatek jest odejmowany od końcowej kwoty.

W przypadku chęci odwołania sesji fotograficznej, Zamawiający zobowiązuje się poinformować fotografa najpóźniej 3 dni przed planowanym terminem. Inaczej zadatek nie zostanie zwrócony.

Fotograf zobowiązuje się zwrócić w całości wpłacony zadatek w przypadku odwołania sesji ze swojej winy.

By być uczciwym, zawarłem zapis o informowaniu Fotografa o odwołaniu sesji przez modela maksymalnie 3 dni przed planowaną sesją, bo inaczej zadatek przepada. Jednocześnie, jeśli wy odwołacie sesję, w świetle prawa jesteście zobowiązani do wypłacenia dwukrotności wysokości zadatku, celem rekompensaty, więc jeśli pobierzecie 50 złotych zadatku i odwołacie zdjęcia – musicie wypłacić Zamawiającemu 100 złotych. Chyba, że zapis w umowie stanowi inaczej. Jeśli wasz model odwoła sesję, bo ”umarł mu chomik”, zadatek przechodzi na was. Co ciekawe – zadatek nie stanowi dochodu do czasu realizacji zlecenia, więc nie odliczanie od niego podatku dochodowego w przypadki niezrealizowania sesji.

Podczas realizacji sesji prywatnych, chcecie też częściowo się wypromować – normalna sprawa. Tym bardziej, że gwarantuje wam to UoPAiPP. Ja zawarłem w umowie następujący zapis, bo głównie promuję się za pomocą mediów społecznościowych:

Zamawiający zobowiązuje się nie edytować gotowych zdjęć, każdorazowo podpisać je imieniem i nazwiskiem Fotografa oraz oznaczyć go w mediach społecznościowych:

• podpis: © Imię i Nazwisko
• Instagram: oznaczenie konta @nazwa_konta
• Facebook: oznaczenie fanpage http://facebook.com/adres_strony przez znacznik @nazwa_strony

Istotną kwestią jest sposób rozliczenia za całość sesji. Ja preferuję rozliczenie gotówkowe w dniu realizacji zlecenia, ale może być to przelew na konto też po dostarczeniu materiału zdjęciowego. Wszystko zależy od was.

Pamiętajcie, by mieć dwie kopie umowy – jedna dla was, druga dla Zamawiającego. Powtórzona informacja o aneksie utrwali się klientowi w głowie.

Drugą rzeczą, oprócz umowy, która powinna być podpisana przez waszego klienta, jest zgoda na wykorzystanie wizerunku. Musi być w niej określony cel wykorzystania wizerunku:

Wyrażam zgodę na wykorzystanie zdjęć i mojego wizerunku przez fotografa Imię i Nazwisko w mediach drukowanych i cyfrowych celem promocji jego działań fotograficznych i oferty.

Poniżej możecie skopiować, wkleić do edytora tekstu i wydrukować wzór umowy zawierający wszystkie elementy, o których pisałem. Specjalnie nie wrzucam go na żadne strony, by na pewno nie uciekł z artykułu.

[b]UMOWA SESJI FOTOGRAFICZNEJ NR ...../.....[/b]

Umowę zawierają: ...................................................................................., zwany/-a dalej Fotografem oraz................................................................................................................... zwany/-a dalej Zamawiającym.

[i]Licencjonowanie zdjęć zostaje ustalone na ..... lat od dnia wykonania sesji. Prawa autorskie osobiste w pełni należą do Fotografa, prawa majątkowe zostają przekazane na podstawie aneksu do niniejszej umowy.

W przypadku propozycji zakupu zdjęć przez strony trzecie, Fotograf I Zamawiający zobowiązują się sporządzić aneks do niniejszej umowy z ustaleniami finansowymi oraz licencjonowaniem. Podział zysków ustala się na: .....% - Fotograf, .....% - Zamawiający z powodu praw autorskich majątkowych.[/i]

[olist][]Strony ustalają, że zdjęcia zostaną wykorzystane do celów prywatnych / komercyjnych. 
[]Fotograf zobowiązuje się do wykonania sesji fotograficznej na ..... zdjęć na kwotę ..... PLN brutto, cena jednostkowa ..... PLN brutto w terminie ...../...../..... r. o godz. ..... we wcześniej 
ustalonym miejscu. 
[]Strony ustalają estetykę przed sesją, tym samym Zamawiający oświadcza, że zapoznał się 
z portfolio Fotografa I akceptuje ustaloną estetykę bez późniejszych dodatkowych żądań w 
kwestii obróbki graficznej i retuszu. 
[]Fotograf zobowiązuje się dostarczyć obrobione zdjęcia drogą cyfrową na adres mailowy: 
............... nie później niż do 31 dni roboczych od wykonania sesji fotograficznej. 
[]Fotograf zobowiązuje się do wykonania zadania rzetelnie, konsultując efekty sesji na bieżąco. 
[]Zamawiający zobowiązuje się do zgłaszania uwag dt. zdjęć w trakcie konsultacji ich na sesji. 
[]Zamawiający zobowiązuje się do uiszczenia zadatku w wysokości ..... PLN brutto na podany 
numer konta celem potwierdzenia terminu w ciągu 2 dni od jego ustalenia. Zadatek jest 
odejmowany od końcowej kwoty. 
[]W przypadku chęci odwołania sesji fotograficznej, Zamawiający zobowiązuje się 
poinformować fotografa najpóźniej 3 dni przed planowanym terminem. Inaczej zadatek nie 
zostanie zwrócony. 
[]Fotograf zobowiązuje się zwrócić w wpłacony zadatek w przypadku odwołania sesji 
ze swojej winy. 
[]Zamawiający zobowiązuje się nie edytować gotowych zdjęć, każdorazowo podpisać je 
imieniem I nazwiskiem Fotografa oraz oznaczyć go w mediach społecznościowych:
podpis: © ………………..
Instagram: @ ....................
Facebook: ..................................................[*]Zamawiający zobowiązuje się wpłacić pozostałą kwotę należności w gotówce w dniu sesji. 
[/olist]

[i]W kwestiach nie poruszonych przez niniejszą umowę mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego oraz Ustawy o Prawie Autorskim I Prawach Pokrewnych. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach dla każdej ze stron. Wszystkie zmiany w niniejszej umowie wymagają spisania aneksu, podpisanego przez obie Strony.[/i]

[b]ZGODA NA WYKORZYSTANIE WIZERUNKU[/b]

Wyrażam zgodę na wykorzystanie zdjęć I mojego wizerunku przez fotografa ……………….. w mediach drukowanych I cyfrowych celem promocji jego działań fotograficznych I oferty.

(miejsce, data, podpis Zamawiającego)

(podpis Fotografa)

Pamiętajcie, że od każdej umowy może być odstępstwo i każdy przypadek należy traktować indywidualnie. Co jeszcze zamieścilibyście w umowie? Przed czym, według was, należy się zabezpieczyć?